Заглавное изображение: 

Обеспечение оборота финансовых ресурсов и их оптимальное распределение по разным стадиям кругооборота капитала составляют основную задачу финансовой службы любого предприятия. Для этого имеются определенные механизмы реализации, правила и приемы. Несмотря на то, что финансовая работа регулируется соответствующим законодательством и специальными нормативами, ее эффективность во многом зависит от организационной структуры финансовой службы и принятых ее менеджментом управленческих решений

На страже финансовой стабильности

Один из важнейших факторов успешной деятельности компании — качество работы финансовой службы (ФС). Как показывает практика современного бизнеса «по-украински», в большинстве случаев банкротство является следствием неправильного расходования средств, ценообразования, неконтролируемого роста кредиторской задолженности, недостатка оборотных средств и т. д. Правильная организация деятельности ФС позволяет изначально уберечь предприятие от указанных проблем.

Обычно ФС компании представляет собой самостоятельное структурное подразделение (отдел, управление), выполняющее определенные функции в системе управления финансовыми потоками. Его структура и численность зависят от организационно-правовой формы компании, вида деятельности, объема производства и общего количества сотрудников.

Считается, что показателями эффективной работы ФС являются четко работающая система планирования и бюджетирования, своевременное проведение платежей и получение запланированных доходов. Надлежащая организация оперативной финансовой работы — это система наблюдения, контроля и проведения необходимых мероприятий, позволяющая устранять или нейтрализовать неблагоприятные финансовые процессы.

От уровня организации финансовой работы во многом зависят как текущие успехи, так и вероятность своевременного обнаружения и предотвращения финансовых «проколов». Как правило, финансовая работа в компании проводится по трем ключевым направлениям:
•финансовое планирование;
•оперативная работа;
•контрольно-аналитическая работа.

Финансовое планирование. В данном направлении ФС выполняет следующие задачи:
•разрабатывает проекты финансовых и кредитных планов со всеми необходимыми расчетами;
•определяет потребности в собственном оборотном капитале;
•выявляет источники финансирования хозяйственной деятельности;
•разрабатывает план капитальных вложений с необходимыми расчетами;
•участвует в разработке общего бизнес-плана компании;
•составляет кассовые планы;
•участвует в составлении планов реализации продукции (услуг), определении плановой суммы балансовой прибыли и расчете показателей рентабельности.

Оперативная работа. ФС решает комплекс задач, главными из которых являются такие:
•обеспечение в установленные сроки платежей в бюджет, выплат процентов по краткосрочным и долгосрочным кредитам банков, выдача заработной платы персоналу и осуществление других кассовых операций, оплата счетов поставщиков за отгруженные товарно-материальные ценности, услуги и работу;
•обеспечение финансирования затрат плана;
•оформление кредитов в соответствии с договорами;
•ведение ежедневного оперативного учета: реализации продукции (услуг), прибыли от реализации, других показателей финансового плана;
•составление сведений о поступлении средств и справок о ходе выполнения показателей финансового плана и финансового состояния.

Контрольно-аналитическая работа. ФС осуществляет постоянный контроль над выполнением показателей финансового, кассового и кредитного планов, планов по прибыли и рентабельности, следит за применением по назначению собственного и заемного капитала, за целевым использованием банковского кредита.

Финансовый контроль должен осуществляться на всех стадиях оборота средств компании. Он может быть внутренним и внешним. Первый предполагает наблюдение за течением внутренних хозяйственных процессов предприятия между его подразделениями. Объектом внешнего контроля являются взаимоотношения компании с внешними субъектами.

В процессе финансового контроля выявляются отклонения фактических показателей от предусмотренных финансовым планом. Результатом отклонений и нарушений, как правило, является недостаток или периодическое отсутствие денежных средств на текущем счете, что, в свою очередь, свидетельствует о текущей неплатежеспособности организации. Наличие чрезмерного и длительного по времени количества денежных средств на счетах (по сравнению со средними остатками в предшествующих периодах), напротив, указывает на неудовлетворительное или неэффективное использование денег.

В сегодняшних реалиях хозяйствования задачи ФС — это не только выполнение обязательств перед бюджетами, банками, контрагентами и сотрудниками компании, организация расчетов, контроль за применением собственных и заемных средств, но и организация финансового менеджмента, который включает все перечисленные задачи и содержит качественно новые.

Финансовый менеджмент можно определить как организацию управления финансовыми потоками в целях наиболее эффективного использования собственного и привлеченного капитала, а также получения максимальной прибыли. Он предполагает разработку определенной финансовой стратегии и тактики на основе анализа финансовой отчетности с помощью системы показателей и прогнозирования доходов в зависимости от изменения структуры активов и пассивов предприятия. Таким образом, деятельность ФС должна быть подчинена главной цели — обеспечению финансовой стабильности компании, созданию устойчивых предпосылок для роста капитала и получения прибыли. Следовательно, основное содержание финансовой работы заключается в:
•обеспечении финансовыми ресурсами хозяйственной деятельности предприятия;
•организации взаимоотношений с финансово-кредитной системой и другими хозяйствующими субъектами;
•сохранении и рациональном использовании основного и оборотного капитала;
•обеспечении своевременности платежей по обязательствам фирмы.

Механизм и структура

Эффективность финансовой работы принято обеспечивать путем формирования оптимального финансового механизма предприятия.

Финансовый механизм — это совокупность форм и методов формирования и использования финансовых ресурсов с целью обеспечения финансирования деятельности компании. Он включает в себя систему финансовых методов, в частности:

•финансовое прогнозирование, планирование;
•финансовые показатели и коэффициенты;
•нормативы, лимиты, резервы;
•систему расчетов кредитования, инвестирования, налогообложения, страхования, стимулирования.

Кроме того, сюда же относятся и так называемые финансовые рычаги: доход, прибыль, цена, норма амортизации, ставка налога, ставка дисконта, проценты, нормативы финансовых санкций и т. д.

Правильно построенная структура ФС организации обеспечивает эффективное выполнение поставленных перед ней задач.

В крупных компаниях структура ФС более сложная, поскольку их финансовые потоки связаны не только с производственной и финансовой деятельностью, но и с участием в капитале других предпринимательских структур. Для ведения финансовой работы в крупных организациях создают финансовый (финансово-экономический) отдел. Его начальник подчиняется непосредственно руководству компании. Как правило, разные виды финансовой работы в финансовом отделе выполняют отдельные сектора и/или группы. Следует отметить, что в компаниях со значительным объемом внешнеэкономических операций может быть создана группа или сектор валютных расчетов и валютного контроля.

В небольших фирмах, где нет самостоятельного финансового отдела, финансовую работу выполняет финансовый сектор (группа) в составе финансово-сбытового отдела или бухгалтерии. На малых предприятиях функции финансиста выполняет главный бухгалтер или бухгалтер, которому поручается этот участок работы.

Для финансовой работы в малых и средних компаниях нередко привлекаются финансовые менеджеры широкого профиля — специалисты, осуществляющие практически все функции финансового управления фирмой.

Функции ФС могут со временем расширяться в зависимости от того, насколько возрастают экономические и финансовые возможности конкретной организации. Для работы в ФС крупных предпринимательских структур привлекаются как финансовые менеджеры широкого профиля, так и функциональные финансовые менеджеры.

Структура ФС компании должна отвечать целому ряду требований:
1. Функции ее подразделений не должны дублироваться. Это позволяет более оперативно обрабатывать информацию и сокращать время на ее проверку. Необходимо обеспечить правильное распределение полномочий и ответственности: каждый сотрудник должен отвечать за собственный участок.
2. Внутренняя документация должна быть четко прописана, в особенности учетные и отчетные процедуры. Их основное назначение — установить правила ведения учетов, сроки подготовки управленческих отчетов, а также назвать ответственных за их подготовку. Нелишне указать и варианты замещения ответственных работников.
3. Следует обеспечить оперативное взаимодействие ФС с другими подразделениями компании. Для многих документов и отчетов ФС необходимо использование информации от подразделений, не входящих в ее структуру.
4. Нужно обеспечить полноту выполнения задач ФС. Не рекомендуется допускать делегирование части функций финансового отдела другим подразделениям предприятия, поскольку в большинстве случаев это приводит к негативным результатам.

Эффективная работа ФС невозможна без четкого взаимодействия с прочими подразделениями компании. Так, финансовая служба в своей повседневной деятельности тесно связана с экономическими, снабженческо-сбытовыми, техническими и производственными службами предприятия и совместно с другими отделами обеспечивает:
•со службой маркетинга и сбыта — составление плановой документации по поставкам готовой продукции, разработку цен, условий расчетов;
•со службой снабжения — разработку цен и графиков поставок, определение оптимального размера заказов и запасов сырья и материалов, контроль над запасами товарно-материальных ценностей;
•с отделом капитального строительства — разработку титульных списков строек и объектов, планов финансирования капитальных вложений;
•с производственными службами — участие в разработке норм, нормативов и лимитов расхода производственных ресурсов, контроль над остатками незавершенного производства;
•с конструкторскими и технологическими службами — участие в составлении планов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, организацию обеспечения финансирования;
•с бухгалтерией — проверку правильности составления сметных и финансово-сметных расчетов, данных ревизий и инвентаризаций.

Финансовый устав для службы

Работа финансовой службы компании формируется на основе:
•нормативно-правовой базы (Законы Украины, постановления Верховной Рады Украины, Указы Президента Украины, приказы, распоряжения, письма министерств и ведомств);
•инструктивно-методического обеспечения (инструкции, нормы, нормативы, методические указания и т. д.);
•информационно-статистической документации (отчетные бухгалтерские и статистические документы, данные выборочных наблюдений и т. д.).

Определившись с функциями и структурой, нужно зафиксировать полученный результат в документах, регламентирующих деятельность ФС, ее подразделений и сотрудников.

Это можно оформить как в виде положений, правил, инструкций, регламентирующих базовые бизнес-процессы (бюджетирование, учет, привлечение финансирования, проведение платежей), так и связанных непосредственно с управлением персоналом финансовой службы. Нередко уже в процессе разработки, согласования и утверждения вышеозначенных документов, регламентирующих данные процессы, снимаются многие вопросы, связанные с количеством сотрудников ФС, их квалификацией, фондом оплаты труда и т. п.

При разработке внутренних документов компаний, регламентирующих работу ФС, рекомендуется начинать с разработки Положения о финансовой службе. Рассмотрим ключевые моменты, которые необходимо отразить в указанном документе:
1. Структурная и штатная численность ФС. Обычно представляется в виде схемы с обязательным указанием названий отделов (секторов, групп), должностей, количества штатных единиц.
2. Основные цели и задачи финансовой службы. Представляет собой описание целей, сформулированных с учетом стратегии развития компании, и задач, которые нужно решать ФС для их достижения.
3. Функции. Описываются функции ФС в целом и для отдельных ее подразделений. Это дает представление о возможной загрузке отделов (секторов, групп) и позволяет оптимально сгруппировать функции по подразделениям.
4. Порядок взаимодействия сотрудников ФС. Как правило, прописывается внутренний порядок взаимодействия — между отдельными сотрудниками и/или структурными подразделениями компании, и внешний — с государственными органами или коммерческими фирмами. Разрабатывается он с учетом организационной структуры предприятия в целом, функций и задач других ее подразделений, сложившихся принципов и традиций.
5. Система показателей, позволяющих оценить работу ФС. Этот раздел включает перечни и описание показателей, при выполнении которых работа ФС признается надлежащей, отвечающей требованиям руководства компании и действующему законодательству. Показатели должны быть конкретными и измеримыми.
6. Заключительные положения. В данной части определяется порядок согласования и утверждения Положения о финансовой службе, срок его действия, процедура внесения изменений, ознакомления с ним персонала и процедура его хранения. Документ в обязательном порядке утверждается руководителем организации.

Таким образом, в условиях рынка именно ФС призвана осуществлять правильный анализ экономической конъюнктуры и состояния финансовых рынков, поиск альтернативных вариантов мобилизации и вложения средств, выбор оптимального варианта увеличения стоимости имущества и максимизации прибыли.

При этом важную роль играют и личностные качества руководителя ФС. Это должен быть не только организатор учета и отчетности, но и высококлассный специалист, владеющий обширными знаниями в области финансового, хозяйственного права, экономического анализа, финансового менеджмента и маркетинга. В таком случае ФС вашей компании с легкостью сможет решать все поставленные перед ней задачи.